株式会社シエナ工房

個人情報保護方針について

個人情報保護方針

株式会社シエナ工房（以下「当社」といいます）はソフトウェア開発企業として、お取引先及び従業者の個人情報の取扱いにおいて、保護の重要性を認識し、次のとおり個人情報保護方針を定め遵守して参ります。

1. 個人情報の取得
当社は、営業活動、従業者の採用及び人事労務管理において個人情報を取得する場合には、利用目的を明示し、本人の承諾を得たうえで適法かつ公正な手段によって取得致します。

2. 個人情報の利用
当社は個人情報を利用する際には、特定した利用目的の達成に必要な範囲でのみ利用いたします。特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（以降、目的外利用とする）を行わないよう管理規程を定め適用いたします。目的外利用を行うこととなる場合、又は利用目的を変更する場合には、予め当該本人へ通知又は公表いたします。

3. 個人情報の提供
当社は、以下の場合を除いて個人情報を第三者に提供、開示することはいたしません。
(1) 本人の同意がある場合
(2) 特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、当社と守秘義務契約を締結している取引会社に対して、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
(3) 法令に基づく場合 (4) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
(5) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
(6) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4. 個人情報の取扱いに関する法令遵守
当社は、個人情報の取扱いに当たっては、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

5. 個人情報の安全管理措置
当社は、個人情報の取扱いにおいては、「個人情報保護管理者」を設置し、個人情報保護管理者が中心となり、当社の従業者（役員等を含む）および委託先に対して教育を徹底し、個人情報を正確かつ最新の状態で管理します。又、個人情報の漏洩（誤送付、盗難、不正アクセス）、滅失（紛失、破壊を含む）、毀損（改ざんを含む）、を防止するために、当社が講じる安全管理措置は以下のとおりです。
(1) 個人情報の適正な取り扱いの確保のため、法令及びガイドライン所定が定める各対応を実施するにあたっての基本方針を策定しています。
(2) 個人情報の取得・利用・保存・提供・削除・破棄等の各対応及び責任者と役割を定めた内部規程を策定しています。
(3) 個人情報の取扱いに関する責任者を設置し、個人情報保護法や社内規定に違反している事実又はその兆候を把握した場合、責任者への報告連絡体制を整備するとともに、個人情報の取扱い状況について、定期的内部監査を実施しています。
(4) 個人情報を取り扱う情報システムには、外部からの不正アクセス等から保護する仕組みを導入。また、担当者にはアクセス権限を付与し取扱いを限定しています。
(5) 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
(6) 従業員の入退出管理、持ち込み機器の制限、個人情報を取り扱う機器及び電子媒体・書類の盗難・紛失当を防止するための持出制限を行っています。

又、個人情報に関する事件・事故が発生した場合には、速やかに適切な対策を講じると共に関連機関への連絡を行い、再発防止の為の是正措置を実施します。

6. 個人情報に関するお問合せ
当社は、本人より、個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止)又第三者提供記録の開示等の求めがあった場合には法令に従い適切かつ速やかに対応いたします。又、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に適切かつ速やかに対応いたします。

7. 個人情報に関する継続的改善
当社は、個人情報の適切な保護を維持するため、個人情報保護マネジメントシステム（以下「PMS」といいます）を構築し、個人情報の取扱いに関する法令や国が定める指針その他の規範の改正、社会情勢や国民の意識の変化、技術の進歩などの諸環境の変化、当社の事業領域・経営状況の変化、社内外からの改善提案などにより、時代の要請に合うよう継続的に改善してまいります。

制定年月日　2013年09月02日
最終改正日　2023年03月16日
株式会社　シエナ工房
代表取締役　中村　純二

【基本方針の内容についてのお問い合わせ窓口】
住所：東京都千代田区外神田2-10-7 T・Iビル7F
株式会社シエナ工房　個人情報保護担当者
*受付時間9：00～17：30(土、日、祭日休)
電話番号*：03-6206-8943
E-mail：siena@siena.jp

当社における個人情報の利用目的

当社が取得する個人情報は、受託業務の履行及び以下の利用目的で利用致します。　なお、別途、利用目的について同意を頂いた場合には、その利用目的の範囲内で利用させて頂きます。

1. お取引先に関する個人情報
(1) お取引先との契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため。
(2) お取引先からのお問合わせを適切、かつ円滑に履行するため。
(3) お取引先との商談、打合せの連絡を行うため。
(4) 以上の各事項に関連する業務を行うため。

2. 採用応募者に関する個人情報
(1) 採用応募者への情報提供を行うため。 (2) 当社での採用業務管理を行うため。 (3) 以上各事項に関連する業務をおこなうため。

3. 委託先に関する個人情報
(1) 委託先との契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため。
(2) 契約や法律等に基づく協力会様従業者の確認のため。
(3) 当社の施設利用に際しての入退室管理のため。
(4) お客様への提案・商談活動のため。
(5) 以上各事項に関連する業務を行うため。

4. 従業員・役員その他当社構成員の皆様に関する個人情報
(1) システム運用、各種事業運営などの業務管理のため。
(2) 税・社会保険等、法令に基づく業務管理のため。
(3) 雇用、教育、福利厚生、健康管理などの人事管理のため。
(4) お取引先との商談、打合せの連絡を行うため。
(5) 以上の各事項に関する業務を行うため。

5. 当社へご来社された方の個人情報
(1) 訪問記録を当社施設の入退館管理のため

当社のWEBサイトについて

当社ホームページは会社情報を提供することを目的として運用しております。
お客様は、自由に当社の情報提供WEBサイトを訪れることができ、訪れた際にお客様の個人情報が収集されることはありません。
また、当WEBサイトはCookie(クッキー)を利用していませんので、クッキーがお客様の個人情報を得ることは有りません。

当社Webサイトでは、Googleによるアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を利用しています。Googleアナリティクスはトラフィックデータの収集のためにCookieを使用しています。このトラフィックデータは匿名で収集されており、個人を特定するものではありません。この機能はCookieを無効にすることで収集を拒否することが出来ますので、お使いのブラウザの設定をご確認ください。この規約に関して、詳しくは「Google アナリティクス利用規約」をクリックしてください。

開示等の請求手続き

当社が保有する開示対象個人情報についての利用目的は「当社における個人情報の利用目的」１、２、４及び５に記載されています。
当社にご提供いただいた個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止ならびに第三者提供記録の開示のご請求については、当社個人情報苦情・相談窓口までご連絡ください。

１．ご請求の際に本人確認のため、運転免許証の写しなどの公的な証明書、代理人は委任状のご提出をお願い致します。電話などでご請求の場合は後日郵送での公的な証明書の送付をご依頼いたします。

２．ご請求の際にお送り頂いた書類は、お客様の要求に応じるために必要な範囲内で利用致します。お送り頂いた書類の返却はいたしません。

３．ご請求の際にお伺いしております連絡先に回答させていただきます。

４．「利用目的の通知」「開示」「第三者提供記録」のご請求の際に郵便費用等、必要となる費用は千円を限度として徴収させていただくことがございます。また、調査のためにかかる費用を実費に限り徴収させていただきます。その場合は事前に本人へ連絡しご了解を得て行います。

５．個人情報保護法にて開示義務が生じない場合は、ご請求に対してお断りさせていただく場合がございます。

６．合理的な範囲内で速やかに対応（原則１週間以内）させていただきますが、ご請求の内容によっては回答にお時間を頂く場合もございます。

株式会社　シエナ工房
個人情報保護管理責任者：葛西良貴
電話：03-6206-8943
FAX：03-6206-8942

苦情、相談受付窓口

当社個人情報に関する苦情、相談は、下記にお問い合わせください。
・当社個人情報保護に関する問い合わせ／苦情相談窓口

株式会社　シエナ工房　管理部
*受付時間9：00～17：30(土、日、祭日休)
電話： 03-6206-8943
E-mail：siena@siena.jp

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

当社は下記認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情は認定個人情報保護団体へご連絡ください。
当社の商品・サービスに関するお問合わせはご遠慮下さいますようお願い致します。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032
東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル
電話：03-5860-7563　又は　0120-700-779
FAX ：03-5573-0562
※土日祭日を除く9:00～12:00、13:00～17:00
WEB ：https://privacymark.jp/

弊社は一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）よりプライバシーマーク使用の認可を得ています。